Искусство организации файлов и каталогов [ч.1]



Искусство организации файлов и каталогов ч.1


На что похож ваш «Рабочий стол»? Его можно принять за образец аккуратности? Или там такая тьма иконок, что страшно взглянуть? Если вы долго откладывали организацию данных на компьютере из‐за того, что задача казалась слишком сложной и трудновыполнимой, или потому, что не знали, с чего начать, вам очень пригодятся 40 полезных советов, позволяющих в совершенстве овладеть искусством упорядочивания каталогов и файлов.

Для всех читателей, желающих объединить файлы и каталоги в стройную логически организованную структуру, мы подготовили всеобъемлющее руководство, рассказывающее о том, как стать, быть и оставаться организованным.

Признаки «беспорядка» на компьютере

Если у вас на компьютере бардак, вы, скорее всего, и сами об этом знаете. Но, если нет, вот вам список самых вопиющих признаков:

  • На «Рабочем столе» больше 40 значков
  • В «Моих документах» больше 300 файлов и 60 каталогов, включая музыку и фотографии
  • Когда нужно найти какой‐то файл, вы пользуетесь встроенным поиском Windows
  • Вам трудно находить нужные программы в разросшемся до безобразия меню «Пуск»
  • Вы сохраняете все документы Word в один каталог, таблицы Excel — в другой, итд.
  • Файл, который вы ищете, может находиться в любой из четырех различных папок

Прежде, чем продолжать, давайте проясним еще несколько моментов:

  • Предполагается, что вы имеете представление о том, что такое файлы и каталоги, а также умеете их создавать, переименовывать, копировать и удалять.
  • Принципы, описанные в данной статье, можно применять, работая с любой компьютерной операционной системой. Однако, примеры будут чаще всего основываться на Windows. Также мы упомянем несколько специфичных для Windows функций, полезных в процессе организации.
  • У каждого есть свой любимый способ упорядочивания файлов, но, на самом деле, ни один из них не идеален. Хотя при написании статьи я старался придерживаться наиболее общей и объективной точки зрения, описанные в ней приемы — всего лишь один из возможных вариантов. Возможно, что‐то сработает и для вас тоже, но не стоит воспринимать мои слова как истину в последней инстанции.

Зачем вообще заниматься организацией информации?

Некоторым ответ кажется очевидным. И все‐таки, в эпоху мощных десктопных приложений для поиска (например, встроенные в Windows 7 возможности, или программы вроде Google Desktop Search) такой вопрос приходится время от времени слышать, поэтому дадим на него ответ.
У меня есть знакомый, который помещает каждый скачиваемый или создаваемый им файл в папку «Мои документы», абсолютно не заботясь о какой‐либо более глубокой структуре. В поиске информации он полагается на помощь служб, встроенных в операционную систему Windows. И, знаете, он всегда находит то, что ищет! Он гуру поиска. Для него раскладывание файлов по разным папкам — бесполезная трата времени.
Понятно, что такая модель поведения заманчива. Зачем мучиться с организацией информации на жестком диске, если существуют мощные программы для поиска? Вообще‐то, если все, что вам требуется — только находить и открывать файлы по одному (для прослушивания, редактирования, чтения), то причин тратить даже секунду на упорядочивание данных нет. Но примите во внимание следующие довольно часто встречающиеся задачи, которые нельзя выполнить с помощью десктопных приложений для поиска:





  • Поиск файлов вручную. Часто использование программ для поиска неоправданно из‐за неудобства или медлительности, а порой найти что‐то с их помощью вообще невозможно. Иногда перейти к файлу, лежащему в известном каталоге, просто быстрее, чем разбираться с сотнями или тысячами результатов поиска.
  • Поиск групп подобных файлов (все «рабочие» документы, все сделанные во время путешествия в Европу в 2008 фотографии, все клипы, все песни определенного альбома). Только правильный подход к наименованию файлов позволит вам достичь цели в такой ситуации. В одних случаях важна дата создания файла, в других — формат, в третьих — назначение. Подумайте, как поименовать группу файлов, чтобы она легко выделялась среди других на основе любого из озвученных критериев?
  • Перенос файлов на новый компьютер. Пришло время апгрейда. Как быстро скопировать все важные данные? Или у вас появился второй компьютер — один для дома, другой для работы. Как выделить только относящиеся к работе файлы?
  • Синхронизация файлов между компьютерами. Если у вас несколько компьютеров, и нужно отзеркалить некоторые данные на каждом, вам понадобится определить, какие файлы синхронизировать, а какие — нет. Вы же не собираетесь копировать все?
  • Выбор файлов для резервного копирования. Опять же, если вы не хотите тратить слишком много времени на бэкап, придется выделить некоторый набор важных данных, что будет довольно проблематично.

В конце концов, может быть вам просто нравится организованность, чистота, упорядоченность, и тогда никакие дополнительные причины не нужны ;)

Советы по организации файлов и каталогов

Итак, представляем 40 советов по организации файловой системы. С их помощью вы сможете привести в порядок каталоги и файлы, или, если они уже в порядке, упорядочить их еще больше ;)
Совет #1. Внимательно относитесь к выбору системы организации
Большинство людей до сих пор не организованы потому, что сам процесс приведения чего‐то в порядок отнимает время. И первое, что отнимает время — определение системы организации. Это вопрос личных предпочтений, поэтому никакой добрый дядя на сайте не сможет выбрать ее за вас. Мы не можем дать вам четких указаний, но можем кое‐что предложить:

  • Вы можете начать с системы, основанной на разграничении файлов по пользователям компьютера (то есть «Мои файлы», «Файлы жены», «Файлы сына»). Внутри «Моих файлов» вы можете создать папки «Личное» и «Рабочее». Могут появляться дубли: например, одни и те же песни или фотографии. Поэтому, возможно, вы захотите создать каталог «Семья» для общих файлов.
  • Вы можете выбрать в качестве верхнего уровня иерархии «источник» файлов, или, другими словами, их создателя. У вас будут папки «Файлы, созданные мной», «Файлы, созданные знакомыми и близкими», «Все остальные файлы» (mp3, фильмы, дистрибутивы программ, картинки, итд.)
  • Каждый каталог может являться основой для более глубокой суб‐организации. Например, в папке «Музыка» будет отсортированная по именам исполнителей коллекция, в папке «Фотографии» — упорядоченные по дате сборники снимков.
  • Еще один поход может базироваться на «важности в данный момент». Файлы, с которыми вам еще предстоит ознакомиться, находятся в одном каталоге. Уже просмотренные, но еще «не принятые в работу» — в другом. Текущие, активные проекты — в третьем. А все остальные файлы — в четвертом (в нем, естественно, придется создать еще одну организационную подсистему)

Хорошо обдумайте предложенные варианты — изменить подход, если он окажется несостоятельным, будет очень трудно. Прежде, чем внедрять какую‐либо систему, внимательно изучите свои файлы и убедитесь, что они хорошо впишутся в новый распорядок.
Совет #2. Определившись с системой, четко придерживайтесь ее
Нет ничего более бессмысленного, чем, потратив долгие часы на раскладывание всех файлов по полочкам, сохранять свежескачанные документы на «Рабочий стол». Дисциплину необходимо поддерживать всегда: получив новый файл, потратьте несколько лишних секунд и поместите его в нужное место. Иначе, через месяц или два вы окажетесь в еще худшем положении, чем были — одна половина файлов организована, а другая пребывает в беспорядке, и разобраться в этой мешанине вам уже не удастся.
Совет #3. Внимательно выбирайте корневой каталог структуры
Никогда не располагайте корень системы в папках вроде «Моих документов». Поступая так, вы позволяете разработчикам операционной системы решать, какая структура каталогов лучше для вас. У каждого разработчика на этот счет свое мнение: в Windows XP ваши файлы будут располагаться в C:\\Documents and Settings\\%username%\\Мои документы, а в UNIX‐подобных ОС, скорее всего, в /home/%username%.
К тому же, «стандартные» каталоги имеют тенденцию быстро заполняться бесполезным для вас мусором. Чуть ли не каждая программа считает своим долгом создать в «Моих документах» собственный каталог. Эти папки обычно не вписываются в продуманную схему организации, поэтому лучше всего отказаться от их использования. Просто игнорируйте «Мои документы»: пускай себе наполняются чем попало. Звучит как ересь, но нужно напрочь забыть о «Моих документах»! Удалите все их ярлыки и значки, заменив ссылками на созданные вами и важные для вас папки.
Создайте свою систему организации с нуля! Вероятно, лучшим местом для нее будет диск D:, если он у вас есть. Таким образом, все ваши файлы будут находиться на одном разделе, а операционная система и программы — на другом. Преимуществ в этом — море: не только очевидные плюсы в виде идеального порядка, но и легкость переноса данных на другой компьютер (если раздел D: находится на отдельном винчестере).
Внимание: дойдя до совета #12, вы поймете, что лучше всего создавать одинаковые структуры каталогов, включая буквы дисков, на всех принадлежащих вам компьютерах. Поэтому, если вы решите отвести D: для хранения данных, удостоверьтесь, что его можно использовать на всех компьютерах. Если такой возможности нет, вы все равно можете воспользоваться хитрым трюком (совет #17), позволяющим хранить файлы на диске C:, но обращаться к ним через D:.\
Если у вас только один раздел (C:), создайте на нем отдельный каталог, который будет содержать абсолютно все ваши файлы — как вариант, можете назвать его «C:\\Файлы» или «C:\\Files». В принципе, имя каталога не имеет значения, но лучше, чтобы оно было не слишком длинным.
Есть несколько причин для этого:

  • Вы всегда будете знать, откуда начинать поиск
  • Если вы решите продать компьютер, то без проблем перенесете данные на новый
  • Планируя резервное копирование, легко определиться с выбором файлов — они все в одной папке
  • Процесс синхронизации с другими компьютерам до безобразия упрощается. Кроме того, на всех машинах будут работать созданные вами ярлыки (совет #24)

Определившись с корневой папкой структуры, перенесите в нее все файлы, полностью. Не обращайте пока внимания на каталоги, созданные операционной системой («Моя музыка», «Мои рисунки», итд.). Хотя, на самом деле, вы даже можете встроить многие из них в свою структуру (совет #6).
Собрав все файлы в одном каталоге, оставим остальные папки в покое — будем считать, что они принадлежат операционной системе, и трогать их не стоит.
Скриншот приведенного в порядок диска C:, где все файлы собраны в соответствующем каталоге (папок «Program Files (x86)» и «PerfLogs» у вас может не быть)


Совет #4. Используйте подкаталоги
Самый простой и очевидный совет. Какую бы систему организации вы ни выбрали, придется создавать папки, чтобы поместить в них файлы. Привыкайте создавать новые каталоги постоянно.
Совет #5. Не бойтесь излишней глубины
Создавайте столько уровней подкаталогов, сколько нужно. Каждый раз, когда замечаете возможность сгруппировать набор взаимосвязанных файлов в отдельной папке, делайте это. Объединяйте в подкаталоги все песни одного альбома, все фото с одного праздника, все документы от одного клиента.
Не нужно бояться помещать файл в папку вроде C:\\Файлы\\Я\\От других\\Службы\\Альфабанк\\Заявления\\2010. Даже вложенный каталог 10 уровня не является чем‐то необычным, а здесь уровней всего 7. Конечно, как и в любом деле, можно зайти слишком далеко: если вы создаете подкаталог для хранения единственного файла, то, вероятно, переусердствовали. С другой стороны, создав элементарную двухуровневую систему (например, C:\\Файлы\\Работа), вы нисколько не продвинетесь в организации данных (если только файлов у вас не 5‐6 штук). В данном случае, ваш каталог «Работа» превратится в заменяющую «Рабочий стол» свалку, содержащую сотни разрозненных файлов.
Совет #6. Переместите стандартные пользовательские каталоги в свое хранилище
Большинство операционных систем, включая Windows, создают для каждого пользователя определенный набор папок. В них по умолчанию складываются документы, музыка, цифровые фото и скачанные из интернета файлы. В Windows 7 список стандартных каталогов выглядит так:


Часть из них вы никогда не будете использовать (к примеру, папка «Избранное» бесполезна для фанатов альтернативных Internet Explorer браузеров). Их можно оставить на своих местах. Но некоторые другие каталоги могут оказаться весьма полезными. Кроме того, даже если вы перестанете обращаться к созданным операционной системой каталогам, Windows все равно будет рассматривать их как папки по умолчанию для многих типов файлов. Когда при попытке сохранить какой‐либо файл вам постоянно предлагают каталог, который не входит в вашу организованную систему, это очень раздражает.
Но есть простое решение: встраивание нужных вам стандартных каталогов в собственную структуру. Сделать это очень легко: достаточно перетащить каталог в новое место расположения.


Совет #7. Походите к именованию файлов и папок с умом
Еще один само собой разумеющийся совет: никогда не создавайте файлы с бессмысленными именами типа «Документ1.doc», или каталоги вроде «Новая папка (2)». Потратьте десяток секунд и придумайте название, точно описывающее, что находится внутри файла или папки. Только не надо выносить в заголовок все содержимое полностью;)
Совет #8. Остерегайтесь длинных имен файлов
Необходимость использования чересчур длинных имен файлов говорит о том, что вы еще не создали достаточно четкую и глубокую структуру папок. Если вы хотите назвать файл «РогаИКопыта отчет по продажам март 2009.xls», лучше создайте несколько дополнительных подкаталогов, чтобы файл назывался «Март.xls» и размещался, например, в Клиенты\\РогаИКопыта\\Отчеты по продажам\\2009.
Помните: правильно расположенному файлу достаточно лаконичного имени!
Совет #9. Везде используйте ярлыки
Наверное, самый полезный и важный совет. Ярлык позволяет файлу находиться как бы в двух местах одновременно.
Зачем это нужно? Файлы и каталоги всех современных операционных системы объединены в иерархическую структуру. Это означает, что любой объект (файл или папка) может иметь только одного родителя, или, иначе говоря, находиться одном единственном каталоге. Такая структура похожа на дерево с ветвями‐каталогами и листьями‐файлами. Вы когда‐нибудь видели на дереве лист, растущий сразу из двух веток? Я тоже нет.
Подобный способ структурирования данных на жестком диске может казаться очевидным и даже необходимым, но это только один из вариантов. Существуют и другие: реляционные базы данных, к примеру, организуют информацию совсем по иным принципам.
Главное ограничение иерархической структуры — возможность файла находиться только на одной ветви дерева (в одном каталоге) в данный момент времени. Такое ограничение порождает две довольно назойливые проблемы:

  • «Правильное» размещение файла, выбранное согласно вашим принципам организации данных, часто оказывается очень неудобным с точки зрения доступа к нему. То, что файл находится в соответствующем месте, совсем не значит, что до него легко добраться. Ваш документ может быть «правильно» расположен в подкаталоге шестого уровня, при этом нужно будет открывать его по нескольку раз на дню и очень быстро, что, как вы понимаете, отнюдь не вдохновляет при такой глубине. Вы, конечно, всегда можете перенести файл в более удобное место, но после завершения работы все равно придется отправлять его обратно.
  • Файл может просто относиться сразу к двум каталогам в вашей структуре. Допустим, вы бухгалтер и только что закончили заполнять налоговую декларацию за 2009 год для ИП «Иванов». Вы можете назвать файл «Налоговая декларация 2009.doc» и поместить его в каталог Клиенты\\ИП Иванов. Но, возможно, вы также собираете декларации за один год в некоторой общей папке. Тогда придется переименовать файл в «ИП Иванов.doc» и скопировать в каталог Налоговые декларации\\2009. Вот такая проблема.

К счастью, Windows (и большинство других операционных систем) все‐таки дают возможность разместить файл в двух местах одновременно: она называется «ярлык» (на Mac известна как «алиас», в UNIX — «символическая ссылка»). Ярлыки позволяют файлу находиться в одном каталоге, а значок, указывающий на него, может быть размещен где угодно. Двойной щелчок по значку откроет оригинальный файл, как если бы вы кликнули на него непосредственно.
Посмотрите на две иконки:


Та, что слева — документ Word, а справа вы видите ярлык, указывающий на этот же самый документ. Двойной щелчок по любому из значков приведет к открытию одного и того же файла. Между иконками два визуальных отличия:

  • У ярлыка в левом нижнем углу можно заметить маленькую стрелочку (в Windows)
  • Ярлык может иметь имя без расширения (на самом деле оно есть, но чаще всего не показывается)

Вы можете в любой момент удалить ярлык, не опасаясь потерять данные: оригинальный файл будет оставаться на своем месте. Все, чего вы лишитесь — возможность доступа к файлу из удобного места.
Что же делает ярлыки такими замечательными? Они позволяют нам легко преодолеть основное ограничение иерархических файловых систем, и размещать один и тот же файл сразу в нескольких местах. У вас всегда будут файлы, не очень хорошо вписывающиеся в вашу организационную структуру, которые нельзя расположить только в одном каталоге. Именно для таких «вредных» файлов и созданы ярлыки! Кроме того, они дают возможность сконцентрировать часто используемые файлы и каталоги в одной точке для большего удобства. При этом оригинальные файлы остаются на своих местах, не нарушая четкую схему организации и пребывая в полной безопасности.
Поэтому для самых нужных файлов, которые всегда должны быть под рукой, лучше всего создать ярлыки в удобном быстродоступном месте.
Если вы до сих пор не убедились в полезности ярлыков, вспомните такие известные области Windows, как:

  • Меню «Пуск» (и все находящиеся в нем программы)
  • Панель быстрого запуска
  • Папка «Избранное» в левом верхнем углу Проводника (в Windows Vista и 7)
  • Закладки Internet Explorer

Все их содержимое представляет собой ни что иное, как ярлыки. Единственная цель их существования — обеспечение пользователю удобного доступа к часто используемым файлам, каталогам и интернет‐ресурсам.
Ярлыки позволяют вывести «золотое правило» организации файлов и каталогов:

Всегда обходитесь одной копией файла. Никогда не создавайте две копии одного и того же файла — используйте вместо этого ярлык.

Конечно, правило не стоит применять к копиям, созданным вручную или при помощи программ для резервного копирования с целью обеспечения сохранности данных.
Существуют еще несколько менее значительных правил: «не копируйте файлы в рабочую область — создавайте для них ярлыки», и «когда чувствуете, что переход к файлу занимает слишком много времени, создайте ярлык в подходящем месте».
Итак, как же создавать эти невероятно полезные ярлыки? Есть 2 основных способа:

  • Скопируйте оригинальный файл или каталог (щелкните по нему и нажмите Ctrl+C, или выберите из контекстного меню «Копировать»).

  • Теперь щелкните правой кнопкой на пустом месте в целевой папке (там, где вы хотите создать ярлык) и выберите «Вставить ярлык».

  • Зажав правую кнопку мыши, перетащите файл из исходного места в каталог назначения. Когда вы отпустите кнопку, то увидите меню. В нем нужно выбрать «Создать ярлыки».

Заметьте, что при создании ярлыка Windows часто дает ему имя наподобие «Ярлык для Winword.exe». Если вам не нравятся лишние слова, вставляемые операционной системой, ярлык можно просто переименовать, или вообще отучить Windows делать такие гадости;)
И, конечно, вы можете аналогично создавать ярлыки для каталогов, а не только для файлов.
Совет #10. Разделяйте файлы приложений и файлы данных
Файлы приложений — это компоненты устанавливаемых программ (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp, итд.). К файлам данных относится то, что вы создали, используя установленные программы: текстовые документы, фото, плейлисты.
Различный софт постоянно устанавливается, удаляется и обновляется. Надеюсь, вы сохраняете оригинальные диски или скачанные из интернета дистрибутивы в надежном месте, и можете в любой момент переустановить нужные программы. В таком случае, их компоненты имеют второстепенное значение (не значит, что нужно сейчас же бросаться их удалять;)). В то время, как ваши драгоценные файлы по определению очень важны. А отделять нужные файлы от ненужных — очень хороший принцип.
Поэтому, когда программа выдает вам запрос на сохранение файла, задумайтесь на секунду и проверьте, не собирается ли она положить его прямо в свою папку. От такого предложения, естественно, стоит отказаться и выбрать собственный, предназначенный именно для данного файла каталог. В сущности, лучше всего поменять стандартный каталог для сохранения файлов на что‐то более подходящее в настройках программы (если подобная опция присутствует и вы в состоянии ее найти).
На этом первая часть статьи заканчивается. Оставшиеся три будут опубликованы чуть позже — в них вы найдете еще 30 полезных советов по наведению порядка на компьютере.

Ссылки на все части статьи: часть 1, часть 2, часть 3, часть 4, часть 5

Чуть не забыл: текст, который вы только что прочитали — всего лишь перевод статьи «Zen and the Art of File and Folder Organization» с сайта How-To Geek.


Bookmark and Share
Поделиться В Моем Мире Поделиться ВКонтакте

Понравилась эта запись? Подпишитесь на обновления NuffStuff по RSS, следите за блогом в Twitter, присоединяйтесь к нам на Facebook или получайте новые материалы на e‐mail.


Похожие записи

Вы можете оставить комментарий или трекбек со своего сайта.

4 ответа на статью «Искусство организации файлов и каталогов [ч.1]»

Ответить

Получайте обновления по email Следите за блогом в Twitter Подпишитесь на RSS




Понравилась эта запись? Подпишитесь на обновления NuffStuff по