Искусство организации файлов и каталогов [ч.2]



Искусство организации файлов и каталогов [ч.2]


Вторая часть перевода объемной статьи Zen and the Art of File and Folder Organization не заставила себя долго ждать. Ознакомившись со следующей порцией советов от How‐To Geek, вы продвинетесь чуть‐чуть дальше на пути превращения файловой системы своего компьютера в организованную структуру, научитесь обращаться с символическими ссылками в Windows и наводить идеальный порядок в меню «Пуск».

Совет #11. Сортируйте файлы по назначению, а не по типу
Если у вас есть каталог, допустим, \\Работа\\Клиенты\\Петров, а внутри него две папки — «Документы Word» и «Таблицы Excel» (другими словами, вы отделяете файлы .doc от .xls), то велик шанс, что ваша схема организации неоптимальна. Сортировка файлов по расширению чаще всего лишена смысла. Вместо этого, возможно, будет лучше создать подкаталоги, отражающие назначение файлов. В нашем примере ими могли бы быть, скажем, папки «Корреспонденция» и «Финансовые документы». Конечно, ничего особенно страшного в скоплении файлов одного типа в конкретном каталоге нет, если такая ситуация — случайное стечение обстоятельств, а не намеренно претворяемая в жизнь система.
Совет #12. Поддерживайте одну и ту же структуру папок на всех компьютерах
Проще говоря, какую бы схему организации вы ни выбрали, старайтесь применять ее на всех компьютерах, личных и рабочих. Преимущества данного подхода в следующем:

  • Меньше забивается голова;) С каким бы компьютером вы ни работали, вы всегда знаете, где искать свои файлы.
  • Упрощается процесс копирования и синхронизации файлов между несколькими машинами.
  • Безболезненно перемещаются ярлыки с одного компьютера на другой (вместе с оригинальными файлами, разумеется). Нет необходимости «переворачивать вверх дном» жесткий диск в поисках объекта, на который указывает ярлык.
  • Сохраняется работоспособность связанных файлов (таблиц Excel, плейлистов)

Совет относится также и к буквам дисков. Если вы храните файлы на C: на одном компьютере, размещайте их там же и на всех остальных. Иначе ярлыки, плейлисты и другие связанные файлы перестанут работать.
Совет #13. Создайте папку «Входящие»
Создайте каталог для хранения файлов, над которыми вы работаете в данный момент, или до сортировки которых у вас пока не дошли руки. Можете назвать его «Входящие» (по аналогии с папкой в ящике электронной почты), «Работа», «ToDo», или придумать свое имя. Название не важно — главное, чтобы он был!
Закончив работать с файлом, перемещайте его из «Входящих» в предназначенное для него место в вашей структуре каталогов.
У вас может возникнуть соблазн использовать «Рабочий стол» в качестве папки «Входящие». Правильно подобное поведение или нет, но большинство людей именно так и поступают. При этом важно помнить: если уж вы решили использовать «Рабочий стол» как «Входящие», не помещайте туда никакие посторонние файлы. Впрочем, сказанное справедливо и для любого другого каталога, не только «Рабочего стола».
Остается еще один вопрос: где разместить папку «Входящие», которая по определению не должна являться частью вашей структуры организации? Прежде всего, она всегда должна быть под рукой. К ней вы будете обращаться, возможно, чаще всего, поэтому удобство — ключевой момент в выборе места. Отличным вариантом будет размещение «Входящих» на «Рабочем столе», особенно, если там нет никаких других каталогов. Тогда найти свою рабочую папку в «Проводнике» Windows будет легче легкого:


Также стоит создать ярлыки для нее в других удобных местах (в «Избранном», панели быстрого запуска).
Совет #14. Убедитесь, что папка «Входящие» у вас одна
После создания «Входящих» не используйте никакой другой каталог для хранения неразобранных и рабочих файлов. Создавая или получая новый файл, сразу же помещайте его во «Входящие», тогда компьютер будет всегда радовать вас чистотой и порядком. Перебирать все возможные папки в поисках текущих проектов — последнее дело, поэтому собирайте их все в одном каталоге.
Несколько советов, позволяющих иметь единственную папку «Входящие» и не испытывать неудобств:

  • Установите ее каталогом для сохранения файлов по умолчанию во всех программах
  • Установите ее каталогом для скачивания файлов по умолчанию во всех браузерах
  • Если «Входящие» и «Рабочий стол» — не одно и тоже, постарайтесь не захламлять последний временными файлами, дабы сохранить его первозданный облик:


Совет #15. Следите за чистотой папки «Входящие»
Это один из ключевых моментов, помогающих всегда оставаться организованным. Если вы допустите переполнение папки «Входящие» (то есть там будет, скажем, более 30 каталогов или файлов), то очень скоро ощутите перегруженность и нежелание разгребать образовавшиеся завалы. После определенного момента вы просто‐напросто начнете игнорировать «Входящие». Может быть, вы будете продолжать складывать туда файлы, но разобраться в них будет невероятно трудно, и вы снова окажетесь в начале пути с кучей разрозненных документов.
Как же этого не допустить?





  • Регулярно просматривайте папку «Входящие» (хотя бы 3‐5 раз в день).
  • Ищите файлы, работа над которыми закончена, и сразу помещайте предназначенное для них место.
  • Сделайте минимальное число файлов во «Входящих» источником гордости;) Считайте чистоту этой папки одним из высших приоритетов (связанных с компьютерами).
  • Если вы замечаете во «Входящих» залежавшийся файл (находящийся там, допустим, более 6 недель), признайте, что на самом деле вы вряд ли доберетесь до него в ближайшее время, и переместите туда, где ему и положено быть.

Совет #16. Не откладывайте сортировку в долгий ящик, используйте ярлыки для активных проектов
Как только вы создаете, получаете или скачиваете новый файл, тотчас, не медля ни секунды, записывайте его в соответствующий каталог. Когда понадобится с ним поработать (возможно, сразу же), сделайте ярлык во «Входящих» или на «Рабочем столе». Таким образом, все файлы всегда будут на своих местах, при этом вы будете иметь быстрый и удобный доступ к текущим, активным проектам. После окончания работы с файлом достаточно будет просто удалить ярлык.
В идеале, во «Входящих» и на «Рабочем столе» вообще не должно быть каталогов и файлов, только лишь ярлыки.

Ссылки на все части статьи: часть 1, часть 2, часть 3, часть 4, часть 5


Bookmark and Share
Поделиться В Моем Мире Поделиться ВКонтакте

Понравилась эта запись? Подпишитесь на обновления NuffStuff по RSS, следите за блогом в Twitter, присоединяйтесь к нам на Facebook или получайте новые материалы на e‐mail.


Похожие записи

Вы можете оставить комментарий или трекбек со своего сайта.

4 ответа на статью «Искусство организации файлов и каталогов [ч.2]»

Ответить

Получайте обновления по email Следите за блогом в Twitter Подпишитесь на RSS




Понравилась эта запись? Подпишитесь на обновления NuffStuff по